A primera vista, el servicio ofrece cuentas gratuitas, mucho espacio de almacenamiento, características avanzadas de seguridad y mucho más. Pero debajo de la interfaz minimalista de Gmail, existen docenas de características ocultas que pueden aumentar su productividad.

Aquí hay siete trucos para convertir tu cuenta de Gmail básica en el servicio de correo electrónico máxima para los negocios.

1. Deja que Gmail organice tus mensajes

Puedes enseñar a Gmail a que te ayude enseñándole qué mensajes son más importantes. Al elegir “Importantes” en el menú de Configuración, Gmail selecciona los mensajes más urgentes en su bandeja de entrada y los muestra en la parte superior.

La función utiliza la información obtenida de tu uso diario para evaluar la importancia de cada correo electrónico, incluidos los que tú has enviado y tus conversaciones en el Gtalk. Si Gmail se equivoca, puedes marcar mensajes como importantes manualmente, para que Google sepa la próxima vez.

2. Administra tu calendario y lista de tareas

El uso del administrador de tareas integrado de Gmail te sacará de muchos

apuros. Para empezar, basta con hacer clic en la fecha del ícono Gmail en esquina superior izquierda de tu bandeja de entrada, y seleccionar Tareas. El administrador de tareas te permite agregar fácilmente elementos a una lista de cosas por hacer y retirarlos a medida que se completan.

Y mediante el establecimiento de una fecha límite para una tarea, ésta se agregará automáticamente a tu calendario de Google. Cuando el plazo se acerca, Gmail te enviará un mensaje de aviso.

3. Crea una dirección profesional

Al suscribirse a Google Apps for Business, puedes personalizar tu correo electrónico para que refleje tu marca. En lugar de tu-nombre@gmail.com, tu dirección de Gmail puede ser tu-nombre@tu-empresa.com.

Esta función no viene de forma gratuita. Sólo las empresas que se suscriben a Google Apps for Business pueden conseguir direcciones de correo electrónico personalizadas, entre otras ventajas. El servicio cuesta $50 al año para cada usuario.

4. Enviar archivos de gran tamaño

A veces, es necesario enviar un archivo grande en un apuro, si se trata de una presentación en video para su próxima reunión o un gran PDF de tu informe final.

Gmail permite adjuntar archivos de hasta 10 GB, siempre que primero hayan sido subidos a Google Drive, la plataforma de almacenamiento en la nube de Google. Para utilizar esta función, simplemente haz clic en el icono de la unidad en la ventana de redacción de Gmail, y selecciona el archivo correcto.

5. Envía respuestas escritas previamente a las preguntas más frecuentes

Al habilitar la función de las respuestas automáticas en Gmail, puedes almacenar mensajes escritos previamente y luego seleccionar uno desde la ventana de redacción de mensajes. Ahorrarás toneladas de tiempo al responder a las preguntas o inquietudes similares en todo el día. Para activar la función, ve al menú Configuración de Gmail y habilita las Respuestas automáticas.

6. Delega funciones de correo electrónico a un asistente

Simplemente ve a la pestaña Cuenta en el menú Configuración de Gmail, haz clic en “Añadir otra cuenta” e introduce la dirección de correo electrónico del usuario al que le concedes acceso.

Cualquier correo electrónico enviado desde la cuenta de otro usuario mostrará el remitente como: Su nombre (enviado por el Delegado).

7. Gestión de múltiples bandejas de entrada de una cuenta Gmail

Los dueños de negocios hacen malabares con múltiples direcciones de correo electrónico. Por suerte, con Gmail puedes cambiar frecuentemente entre su dirección personal y varias direcciones de empresas diferentes.

Gmail facilita el proceso, ya que permite administrar varias cuentas desde una sola interfaz. Para activar la función, ve a la pestaña Cuenta en Configuración, y haz clic en Comprobar correo de otras cuentas. Después de eso, Gmail se recupere automáticamente el correo de sus otras cuentas por lo que sólo tiene que comprobar una.

Fuente: Business News Daily

TAGS RELACIONADOS