Workplace Strategy: la importancia de un espacio de trabajo bien planificado

Workplace Strategy: la importancia de un espacio de trabajo bien planificado

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El espacio de trabajo es considerado una poderosa herramienta de gestión con la que cuenta una empresa. Además de facilitar y dar soporte y contención a todos los procesos productivos, el diseño del entorno de trabajo tiene un impacto decisivo en distintas dimensiones de la organización:

  • Cultura e identidad: es la representación física de los valores y filosofía de la organización. Comunica el mensaje de la marca.
  • Eficiencia: facilita los procesos, a la vez que estimula las dinámicas acordes al modelo de negocios y ordena el flujo de trabajo.
  • Rentabilidad: optimiza el uso de la superficie, el mobiliario y la tecnología, además de reducir costos de mantenimiento. También disminuye la rotación de personal y el índice de ausentismo.
  • Sustentabilidad: eficientiza el uso de energía eléctrica y de agua, y provee calidad de aire y luz natural, colaborando así con el compromiso ambiental.
  • RR.HH.: es una herramienta de retención y captación de talentos, promueve la salud y el bienestar, genera identificación, sentido de comunidad y pertenencia.

Para diseñar una oficina que responda adecuadamente a cada una de estas dimensiones y a las nuevas necesidades del mundo corporativo, es imperativo desarrollar una estrategia del espacio de trabajo a la medida de cada compañía.

¿Qué es Workplace Strategy?

El proceso de Workplace Strategy es un enfoque sistemático orientado a mejorar la utilización del espacio de trabajo, que interviene sobre su configuración para hacerlo más eficiente. Su objetivo principal es analizar y comprender los requerimientos de una organización para recomendar soluciones que satisfagan sus necesidades actuales y futuras.

A la hora de diseñar un espacio de trabajo, el gran desafío es lograr alinear los procesos, la cultura, y la identidad de una organización con el entorno físico, teniendo como eje el bienestar de las personas.

El objetivo es lograr obtener el máximo de rendimiento de la superficie optimizando los costos de ocupación, brindar el soporte adecuado a las tareas y ofrecer la mejor calidad de vida posible a sus ocupantes, favoreciendo la creación de comunidad y el sentido de pertenencia.

Contract Workplaces, compañía regional líder en conceptualización, diseño e implementación de oficinas corporativas, ha desarrollado un servicio de consultoría orientado a entender y analizar el ADN de cada organización para recomendar una solución de diseño de respuesta a sus necesidades.

“Un planeamiento espacial exitoso ayuda a las organizaciones a cumplir con sus metas, a la vez que le permite contar con la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los cambios en la medida en que se van sucediendo” explica Juan Carlos Checa, Director de Contract Workplaces Perú.

Para el directivo, este servicio implica un salto cualitativo en la forma de afrontar un proyecto:

“Esta etapa de investigación y diagnóstico, junto con la mirada del asesor experto, es clave para poder detectar áreas de mejora, identificar necesidades específicas y proponer soluciones desde un abordaje conceptual y técnico, que ayuden a definir las características óptimas de un espacio a la medida de cada empresa”.

“Por otra parte, al identificarse estas necesidades, sumadas a nuestra experiencia, mejores prácticas y casos de éxito, se obtiene un acercamiento muy preciso y “a medida” del espacio ideal que mejor responde a las necesidades de cada compañía, aún antes de trazar una sola línea del proyecto”.

Etapas para una Workplace Strategy

El proceso consiste en tres grandes etapas: investigación, diagnóstico y diseño conceptual.

Durante la etapa de investigación se estudia en profundidad a la organización, sus objetivos, filosofía, cultura, dinámicas de trabajo, procesos, perfil de población y requerimientos particulares de la actividad, a través de distintas herramientas cualitativas y cuantitativas.

A la hora de elaborarse el diagnóstico, se procesa y cruza la información relevada a fin de detectar tendencias, necesidades y oportunidades de mejora. “Nuestra metodología nos permite obtener un mapa detallado del uso actual del espacio, tasas de ocupación, dinámicas de trabajo, adyacencias clave entre áreas, aspiraciones organizacionales y contexto cultural”, comenta Checa.

A partir del diagnóstico se implementa la tercera etapa, en la que se elabora un brief conceptual donde se plasman los factores estratégicos que darán lugar a los ejes sobre los cuales se va a desarrollar el diseño.

Algunos de los ejes que se consideran a la hora de diseñar un espacio de trabajo son:

  • El layout. Debe ser funcional, eficiente y flexible. Las plantas son abiertas y cuentan con espacios fácilmente reconfigurables. Las barreras físicas se reducen al máximo y se reservan solo para las áreas de uso común y las oficinas cerradas.
  • Los usos. Distintas actividades requieren diferentes ámbitos. Será necesario diseñar para que los espacios puedan adaptarse a distintas funciones dependiendo de los requerimientos del usuario y de la necesidad del momento.
  • La asignación de espacios. Resulta más efectivo organizar a las personas de acuerdo con las tareas que desarrollan dentro de la oficina en lugar de hacerlo en función de las jerarquías.
  • El flujo de trabajo. Tanto el feedback de la comunicación como el del trabajo deben ser efectivos. El diseño debe apoyar el intercambio fluido entre todos los integrantes de la compañía. Se privilegian los espacios de trabajo colectivo (salas de creatividad y de reunión), y los espacios de encuentro y de distensión (breakpoints, áreas de servicio y pequeñas cafeterías).
  • La tecnología. Debe apoyar los procesos de una fuerza de trabajo móvil y en constante movimiento. La tecnología debe optimizar el espacio y permitir el máximo ahorro energético.
  • La sustentabilidad. Los programas funcionales se organizan en torno a criterios de eficiencia energética y sustentabilidad. Pero además, usar menos espacio es una manera efectiva de reducir el impacto ambiental de una organización.
  • La cultura. Todo el diseño deberá estar en sintonía y apoyar la cultura corporativa.

¿Por qué es importante aplicar una Workplace Strategy?

Un espacio de trabajo estratégicamente planificado, optimizado y diseñado es una inversión que contribuye al éxito del negocio de una organización y conlleva innumerables beneficios: garantiza un mayor confort, favorece el trabajo colaborativo, motiva y facilita la creatividad y la innovación, refuerza la identidad corporativa y la cultura de la empresa, optimiza el uso de la tecnología, reduce los costos, permite el máximo ahorro energético y ofrece la mejor relación costo-beneficio, ya que contempla una mayor permeabilidad al cambio y adaptación a los nuevos escenarios de la organización.

En las oficinas bien planificadas, cada metro cuadrado cuenta para hacer rendir la superficie y convertir el lugar de trabajo en un ámbito confortable y productivo tanto para los empleados como para los empleadores, los clientes y los proveedores.

El proceso de Workplace Strategy permite aportar una mirada integral y profunda sobre algunos aspectos no contemplados en los proyectos convencionales, posibilitando anticipar los riesgos y asegurar el éxito del diseño, sacando provecho de todo el potencial que este importante activo estratégico representa para la organización.

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